Per scambiare documenti con amici o colleghi di lavoro la cosa più semplice è avere lo stesso programma di gestione testi, in modo che un file salvato su un computer possa venire letto sull'altro ed essere utilizzato immediatamente.

Se però i programmi sulle due macchine sono delle stesso tipo, ma di versioni diverse, potrebbero sorgere ugualmente alcune difficoltà.

Quando si salva un documento è possibile specificare un diverso formato, e esso sarà leggibile da altri programmi.