Quando si scrive un documento , il programma impagina il testo nello spazio che si ricava partendo dalla dimensioni della pagina e togliendone i margini.

Quindi, prima di iniziare a inserire testo in un documento, occorre impostare la caratteristiche fisiche della pagina e i margini.

La maggior parte dei documenti, viene prodotta per la stampa sulla carta di formato standard A4, che hanno impostazioni 210 per 297 millimetri.

Di conseguenza, i programmi di gestione testi hanno impostazioni predefinite per questo formato e permettono di cominciare subito il lavoro, senza dover eseguire una fase di impostazione della pagina.

Queste impostazioni sono contenute nei file di configurazione, che vengono letti all'apertura del programma e ogni volta che si crea un nuovo documento.