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6.4 Stampa unione | |
La stampa unione (che in inglese tecnico, viene chiamata: MailMerge) è una funzione molto utilizzata nelle aziende che devono inviare uno stesso a un nutrito gruppo di destinatari.
Ma non è sfruttabile solo in ambito professionale.
Per esempio, anche invitare un gruppo di amici a una festa e la stampa delle etichette adesive per l'invio di una pubblicazione a un certo numero di destinatari rientrano nella tipologia di
documenti che possono godere dei vantaggi della funzione stampa unione.
Essa permette di scrivere un'unica volta il testo del documento e di collegarlo a un archivio di nomi e indirizzi.
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Lanciando il documento in stampa, se ne otterrà una copia originale per ogni voce dell'elenco, evitando così duplicazioni inutili, possibili errori e notevoli perdite di tempo.
Per attivare la stampa unione, viene creato prima un archivio in cui ogni riga(record, in gergo informatico) ha campi con i dati che verranno inseriti nel documento principale.
Se questo fosse, per esempio, una lettera, i campi potrebbero essere ragione sociale, indirizzo, codice di avviamento postale, città e provincia. L'archivio che contiene l'elenco dei campi viene detto origine dati.
A parte si potrà creare il testo del documento principale, dove inserire i riferimenti ai campi dell'archivio origine dati.
Quando si deciderà di stampare il documento principale, si attiverà la funzione stampa unione.
Con l'invio alla stampante, il programma produrrà tante copie del documento quanti sono i dati letti dall'origine dati.
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