MODULO 3 : Elaborazione testi

Capitolo 6 : Funzioni avanzate

6.4.2 Unire un testo a una lista di distribuzione

La modifica del documento principale consiste nell'inserire i campi unione, cioè le aree all'interno del documento in cui andranno immesse le informazioni variabili prelevate dall'archivio origine dati.

Viene visualizzata automaticamente la barra degli strumenti Stampa unione.

Per inserire un campo unione si posiziona il puntatore nel punto desiderato, si fa clic e si esegue la seguente procedura :

  1. Si fa clic sul pulsante Inserisci campo unione nella barra degli strumenti Stampa Unione.
  2. Nel piccolo menu a discesa appaiono i nomi dei campi che è possibile inserire (quelli scritti nell'archivio origine dati).
  3. Si fa clic sul nome del campo da inserire e questo apparirà tra due coppie di parentesi angolari (nell'esempio: «Cognome»).

Si ripete la stessa operazione per tutti i campi da stampare.

Non è obbligatorio inserire tutti i campi dell'origine dati: solo quelli che vengono collegati saranno stampati.
Al contrario, un certo campo può essere inserito anche due o più volte.



Giunti a questo punto, non resta altro che unire il documento principale con l'archivio origine dati e stampare.

Per dare il comando al programma, si sceglie di nuovo il comando Stampa unione nel menu Strumenti e, nella finestra di dialogo Prepara Stampa unione, si fa clic sul pulsante Unisci.

Appare la finestra di dialogo Opzioni unione, nella quale si impostano diverse opzioni.

Nella casella "Unisci a:" vengono elencate tre scelte possibili:

Selezionando Nuovo documento, il programma genera un documento costituito da tante lettere quanti sono i destinatari.
Il documento prodotto può essere modificato, formattato e salvato, proprio come un qualsiasi altro testo.

Spesso si produce un nuovo documento, prima di stamparlo, per verificare quale sia il risultato.

La scelta Stampante invia i documenti alla stampante.

Con la scelta Posta elettronica, il programma chiede di premere il tasto Imposta.

Viene aperta una finestra di dialogo dove indicare quale dei campi dell'archivio origine dati sia un indirizzo di posta elettronica, oppure un numero di fax, quale sia l'oggetto e se il documento debba essere spedito come allegato.


Al termine, se è stato indicato un indirizzo di posta elettronica i documenti verranno spediti con il relativo programma.
Se, invece, il campo si riferiva a un numero di fax, i documenti verranno trasmessi al tramite modem.

Cliccando sul pulsante Opzioni query si apre una finestra di dialogo divisa in due schede.

Nella scheda Ordina record l'utente può anche decidere di stampare i documenti in un certo ordine (per esempio, per città).

Nella scheda Filtra record si imposta di effettuare un'estrazione parziale dei dati (per esempio, tutti quelli cui cognome inizia per "C").